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Privacy Notice
Castflow is a talent agency and casting management platform. This notice explains what personal information we collect, why, who we share it with, how long we keep it and what your rights are. It is written in accordance with Québec's Act respecting the protection of personal information in the private sector (CQLR, c. P-39.1, commonly called "Law 25").
1. Who we are
9566-9446 Québec inc., doing business as Castflow, a company incorporated in Québec under NEQ 1182122037, with its head office at 104, rue du Chèvrefeuille, Granby (Québec) J2H 2A2.
Telephone: 579-361-4485 · General email: support@castflow.co
2. Privacy officer
In accordance with section 3.1 of Law 25, the person responsible for the protection of personal information at Castflow is:
Charbel Kassab, Chief Technology Officer and co-founder
charbel@castflow.co · +1 (579) 361-4971
This person oversees compliance with the Act, approves our governance policies and practices, and handles access and rectification requests as well as complaints.
3. Who is responsible for what
| Information | Responsible enterprise | Castflow's role |
|---|---|---|
| The agency's account, its users, its billing, its usage data | Castflow | Responsible — this notice applies in full |
| Talent profiles, auditions, projects, emails and documents uploaded by an agency | The client agency | Service provider within the meaning of section 18.3, acting on the agency's instructions and governed by the Processing Agreement (Schedule A to the Terms of Service) |
| An account created directly by a talent | Castflow | Responsible |
Personal information belongs to no one. An agency decides the purposes of its processing and bears responsibility for it, but the person concerned keeps their rights at all times and may exercise them with us as well as with the agency.
4. Information we collect
4.1 Agency account and users
Name, email address, job title, telephone number, login credentials (passwords stored hashed, never readable by us), interface preferences.
4.2 Billing
Legal name, billing address, number of active profiles, invoice history. Credit card numbers are entered directly with Stripe and never pass through our servers.
4.3 Talent profiles
Created and managed by agencies: identity, contact details, age or date of birth, physical characteristics and measurements, photos, videos and self-tapes, credits, professional association membership numbers, availability, the agency's internal notes, and the contact details of the parent or guardian where the talent is a minor.
4.4 Health information — allergies and phobias
The profile includes a field for allergies and phobias. This is health information, and therefore sensitive information within the meaning of section 59.
Why we collect it: it determines whether a talent can be proposed for a given role. A shoot involving animals, food, heights, water or confined spaces can put a person in danger. Without this information, Castflow's sorting function does not do its job and the agency cannot keep its talents safe on set. Collecting it is therefore necessary to the purpose of the service.
An answer is required; a disclosure is not. A profile cannot be activated without an answer to this field, but the option "none" is always available. No one is compelled to declare a health condition in order to be represented.
This information is accessible only to the agency users whose role requires it, is never published publicly, and is never sent to a production without the agency's explicit instruction. It is not sent to our analysis providers and does not leave our Canadian infrastructure: the matching between a role's constraints and declared allergies is performed by our own systems (see section 9.2). Entering it requires the talent's express and separate consent, obtained by the agency.
4.5 Identity documents and financial information
A profile may contain a passport number, entered for travel and work permit purposes, as well as the talent's banking details, for the payment of fees. We treat these as sensitive information:
- masked on screen by default, shown only on the explicit action of an authorized user;
- accessible only to the roles the agency designates;
- stripped automatically, server-side, from anything sent to an analysis provider (see section 9.2);
- excluded from technical logs and from any unencrypted export;
- every consultation is logged.
This information never leaves our Canadian infrastructure. Entering it requires the talent's express and separate consent.
Castflow does not collect social insurance numbers.
4.6 Auditions, projects and self-tapes
Casting calls, breakdowns, talent proposals, audition schedules, and the self-tape videos submitted by talents. Self-tapes are deleted automatically ten (10) days after they are submitted.
4.7 Usage data
Pages and screens viewed, actions taken, controls used, navigation paths, technical logs, device and browser type. These measurements are produced by our own internal administration tool — we use no third-party audience analytics service — and serve to fix bugs and improve usability.
What this measurement does not capture: no session video recording, no screenshots, no capture of the content displayed or typed. The addresses recorded contain neither a name nor a talent identifier. We measure the actions taken in the interface, never the information that appears in it.
4.8 Screen sharing during a support session
A user may choose to share their screen live with the support team to resolve a problem. Sharing is started by the user, limited to the duration of the session, and stopped by them at any time. During sharing, the team can see the information displayed on screen, including talent profiles.
No screen-sharing session is recorded: nothing is kept from it, so there is no retention period. Only the fact that the session took place is logged — date, duration, people present. The staff present are bound by a confidentiality agreement.
4.9 Emails sent by the platform
Castflow sends, on an agency's behalf, the emails generated in the software — communications to productions and to talents. There are two modes, with different consequences:
- The agency's own SMTP server. Where the agency configures its own address, Castflow does no more than relay the message to its server. No email is retained, and no one at Castflow can read its content. The agency's SMTP credentials are encrypted and are not readable by any member of our team.
- A dedicated @castflow.co address. Where the agency has not configured its own server, Castflow sends from an address created for it, through Resend. Messages are then retained for at most 14 days, and at most the last 1,000 messages — whichever is shorter applies: when the 1,001st message arrives, the oldest is deleted even if it is less than 14 days old. This retention serves only to diagnose a delivery problem.
In the second case, only Castflow's technical officer can access the content of a message, and only to resolve a reported delivery problem. Every access is logged.
Email content is not sent to any artificial intelligence provider, in either mode.
4.10 Google account data
Optional. See section 12.
5. Why we collect it
- To create and operate accounts and sessions.
- To host and organize an agency's talent profiles, projects and documents.
- To prepare, schedule and track auditions, and to send proposals and self-tapes to the recipients the agency chooses.
- To analyze casting calls, extract the roles from them and suggest matching talents, taking declared safety constraints into account.
- To produce the agency's contracts and administrative documents.
- To deliver the emails the agency sends from the platform.
- To bill the subscription.
- To keep the platform secure and prevent fraud and abuse.
- To fix bugs and improve usability, from aggregated usage measurements.
We do not use your information for any other purpose without informing you and, where the law requires it, obtaining your consent.
6. Consent
- Agencies and their users: consent collected when the account is created, on the basis of this notice.
- Talents: the agency collects their free and informed consent before creating their profile. Castflow provides it with a model notice and a consent form compliant with Law 25.
- Sensitive information: allergies and phobias, photos, videos and self-tapes, physical characteristics, passport number and banking details require express consent, given separately from any other request, never presumed and never bundled with acceptance of the terms of service.
- Withdrawal: consent may be withdrawn at any time, free of charge, without retroactive effect on processing already carried out.
7. Minors
Québec talent agencies represent children and adolescents, and the platform provides a field for the parent's or guardian's contact details. We apply distinct rules to their information.
- Under 14: consent is given by the person having parental authority or by the guardian. The agency must obtain it in writing and keep it.
- 14 to 17: consent may be given by the minor or by the person having parental authority.
- Heightened confidentiality: a minor's profile is private by default, is never published publicly or indexed, and their photos and videos are accessible only to the recipients expressly designated by the agency for a given project.
- No promotional communication is sent to a minor, and no profiling is carried out from their information.
8. Privacy by default
In accordance with section 9.1, the highest privacy settings apply by default. A profile is visible only to the agency that created it; releasing it to a recipient requires an explicit action by the agency, and by the talent where the release is public.
9. Artificial intelligence
9.1 What AI does in Castflow
It reads casting calls and breakdowns to extract the roles and their requirements, suggests talents from the agency's roster who may match them, powers the built-in help assistant, and interprets the files an agency imports to create its profiles.
9.2 What is sent, and what is removed before sending
What is sent: the text of casting calls and breakdowns, the profile elements needed for matching, and in some cases talent photos.
Safety constraints: the analysis is about the role, not the person. To account for allergies and phobias, the analysis provider reads the casting call and infers the role's constraints from it — the presence of animals, food, heights, water, confined spaces. The comparison between those constraints and the health information declared by each talent is then performed by our own systems, on our Canadian infrastructure. No health information is sent to an analysis provider.
Filtering of sensitive information. When an agency imports a spreadsheet to create its profiles, the file is interpreted by an analysis provider. Sensitive fields — banking details and passport number — are removed automatically, server-side, before anything is sent. This filter applies to all calls to analysis providers, whatever the feature being used.
9.3 What is never sent to an AI provider
Health information (allergies and phobias), banking details, passport numbers, the content of the emails sent by the platform, Google account data, and login credentials.
9.4 Your content trains no model
The scripts, breakdowns, profiles, photos and videos processed in Castflow are not used — and are not sent to anyone in order — to train, develop or fine-tune artificial intelligence models. Our providers are bound by a contractual undertaking of non-training and of non-retention beyond the processing of the request.
9.5 No fully automated decisions
No decision producing a legal effect or a significant effect on a person is made exclusively on the basis of automated processing: the selection of the talents proposed to a production is always made by a person at the agency. Should that change, we would inform the persons concerned at the time of the decision and allow them to submit their observations to a person able to review it, in accordance with section 12.1.
9.6 No biometrics
Castflow performs no facial recognition and no other biometric processing. Should we introduce any, we would declare it beforehand to the Commission d'accès à l'information and collect separate express consent.
10. Our providers
We disclose personal information only to the providers necessary to operate the platform. Each acts as a processor, bound by a written contract that limits use to our service alone, imposes security measures, an obligation to notify us of any incident, and deletion of the information at the end of the contract.
| Provider | Role | Place of processing |
|---|---|---|
| Amazon Web Services | Hosting, database, storage of photos, videos, self-tapes and documents | Canada — Canada Central region (Montréal) |
| Stripe | Subscription payments | United States / Ireland |
| Resend | Delivery of emails sent from an @castflow.co address | United States |
| OpenAI | Analysis of casting calls, matching, interpretation of imported files | United States |
| Cerebras | Analysis of casting calls and matching | United States |
| Anthropic | Analysis of casting calls, built-in help assistant | United States |
| Google Calendar and Google Drive, only where an agency connects its own account | United States |
We use no third-party audience measurement service and no external behavioural analytics tool. Where an agency uses its own SMTP server, its emails pass through none of these providers.
We do not sell personal information. We do not disclose it to advertisers, to data brokers, or to anyone for advertising purposes.
11. Disclosure outside Québec
What stays in Canada: the database, the files, the photos, the videos and the self-tapes are hosted in Montréal and do not leave it at rest. Health information, banking details and passport numbers never leave this infrastructure.
What leaves Québec: the text of casting calls and the profile elements needed for matching, after sensitive fields have been removed (OpenAI, Cerebras, Anthropic); the content of emails sent from an @castflow.co address (Resend); the agency's billing information (Stripe); Google account data and the addresses of the people invited to an audition event (Google).
Before each of these disclosures we carry out a privacy impact assessment in accordance with section 17, taking into account the sensitivity of the information, the purpose, the protection measures applied and the legal regime of the receiving territory. Each disclosure is governed by a written contract. A summary of these assessments is provided on request to any client agency, from the officer named in section 2.
12. Google account data
Connecting a Google account is optional and is done by the agency, for its own account. If you connect one, Castflow accesses the following, and nothing else:
- Google Calendar — to write into your calendar the auditions and dates you schedule in Castflow, to update or delete them when they change, to read your existing events and busy times so we can flag a conflict before you offer a slot, and to list your calendars so you can choose the one we write to.
- Google Drive — limited to files created by Castflow, when you choose to send an export there. We can neither see, nor list, nor open any other file in your Drive.
Invitations sent to talents. When you create an audition event, the talent's email address may be added to it as a guest. Google then sends them their own invitation, which they accept or decline, and which they add to their own calendar if they wish. Castflow never accesses a talent's calendar and never writes to it. This feature does however involve disclosing their email address to Google: the agency must make sure it has informed the talent and obtained their consent.
Who we share, transfer or disclose Google user data to: no one. It is not sold, is not disclosed to any third party, is not used for advertising, is not used to train any artificial intelligence model, and is not sent to our AI providers. It is stored on the infrastructure described in section 10, which is used solely to operate Castflow for you. The only exceptions are the ones we cannot avoid: where you explicitly ask us to — for example by adding a talent or a colleague as a guest on an event — where the law requires it, or where it is strictly necessary to investigate a security incident or fraud. No Castflow employee reads your Google user data except with your explicit consent, to resolve a support request you raised, or for those same reasons.
Castflow's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including its Limited Use requirements.
You may disconnect your Google account at any time from Castflow's settings, or revoke our access at myaccount.google.com/permissions. On disconnection, we delete the access and refresh tokens we hold. Events already created remain in your calendar, under your control.
13. Exports
An agency may export its data — to a spreadsheet, a document or its own Google Drive. Once an export has been made, the file falls outside the platform's protections: encryption, role-based access control, masking of sensitive information and logging no longer apply to it. The agency becomes its sole custodian and remains responsible for its retention, its transmission and its destruction, including as regards its own obligations under Law 25.
We recommend exporting only what is necessary, never including sensitive information in an export meant to be shared, and destroying exported files as soon as their purpose is fulfilled.
14. Discovery feed and graduating-class pages
Castflow aggregates publicly published casting calls and notices in order to present them to agencies in a single feed. We keep the notice and its source; we do not build a directory of contact details from these publications.
Castflow also lists graduating talents from Québec performing arts schools, from those schools' public pages, with a link to the official source. Only schools whose graduates are of full age are included; no minor appears there. Anyone listed may request the removal of their mention, which is carried out as promptly as possible, and we inform them of the listing where we have a means of reaching them. To exercise this removal, write to the officer named in section 2.
15. Retention and destruction
| Information | Period |
|---|---|
| Agency account and talent profiles | For the whole duration of the subscription |
| After the subscription ends | Read and export access for 60 days, then permanent deletion within the following 30 days |
| Profile deleted by an agency | Recoverable for 30 days, then permanently deleted |
| Self-tapes and audition videos | 10 days after submission, deleted automatically |
| Emails sent via an @castflow.co address | 14 days, or the last 1,000 messages, whichever is shorter |
| Emails sent via the agency's SMTP | No retention |
| Screen-sharing sessions | No recording; only the fact that the session took place is logged |
| Technical logs and access logs | 60 days |
| Encrypted backups | 60 days after deletion |
| Billing documents | 7 years, because of tax obligations |
| Google access tokens | Deleted on disconnection |
At the end of these periods, the information is destroyed or anonymized in accordance with generally recognized best practices. An agency may request early deletion of its data at any time.
The end of a subscription, including for non-payment, does not entitle us to withhold personal information: export remains available for the period provided, whatever the balance of the account.
16. Security
- Encryption in transit (HTTPS/TLS) and at rest, for the database as well as for file storage.
- Photos, videos, self-tapes and documents are private by default and accessible only through time-limited signed links.
- Role-based access control, on the principle of least privilege.
- Agencies' SMTP credentials encrypted and not readable by our staff.
- Two-factor authentication required for administrator accounts.
- Logging of administrative access, of consultations of sensitive information, of screen-sharing sessions and of access to retained emails.
- Encrypted backups and a tested restore procedure.
- Staff bound by a confidentiality agreement and trained in the protection of personal information.
Who, at Castflow, can access an agency's data
Only two members of the team, holding system administrator roles, have technical access to an agency's data, and only in order to respond to a support request, investigate a security incident or fraud, or meet a legal obligation. That access is exercised through our internal administration tool, which logs every use of it. Access to the content of retained emails is reserved to the technical officer. The list of authorized persons is reviewed every year, and the named version of it is provided on request to any client agency.
17. Your rights
- Access — to obtain communication of the information we hold about you.
- Rectification — to have inaccurate, incomplete or equivocal information corrected, or information collected without right deleted.
- Withdrawal of consent — at any time, for the processing that depends on it.
- Portability — to receive your computerized information in a structured, commonly used format, or to have it sent to a third party.
- Cessation of dissemination and de-indexing — to have the dissemination of information concerning you stopped, or a link giving access to it de-indexed.
- Information about an automated decision — in the cases described in section 9.5.
- Complaint — with us, and then with the Commission d'accès à l'information.
To exercise a right, write to the officer named in section 2. We answer in writing within 30 days, as the law requires. The answer is free of charge; reasonable transcription or transmission fees may apply and you would be informed of them beforehand. Any refusal states its reasons, cites the legal provision relied on, and sets out your recourses and their time limits.
If your request concerns information held in an agency's account, that agency is the responsible enterprise. You may write to it directly or go through us: we will pass your request on as promptly as possible and tell you who it was sent to.
18. Complaints
A complaint is addressed to the officer named in section 2. You receive an acknowledgement of receipt within 5 business days and a reasoned answer within 30 days, setting out the corrective measures adopted where applicable.
If the answer does not satisfy you, you may complain to the Commission d'accès à l'information du Québec — cai.gouv.qc.ca.
19. Confidentiality incidents
We keep a register of confidentiality incidents, which can be communicated to the Commission d'accès à l'information on request. Where an incident presents a risk of serious injury, we notify the Commission and the persons concerned with diligence, and we take reasonable measures to reduce the risk and prevent it from recurring.
Where an incident affects a client agency's data, we notify it without delay and at the latest within 48 hours of becoming aware of it, with what it needs to meet its own obligations.
20. Cookies
Castflow uses only strictly necessary cookies: authentication session, security and interface preferences. They are indispensable to the operation of the platform and do not require consent, in accordance with section 8.1 of Law 25.
We use no advertising cookie, no third-party tracker and no external audience measurement service. The usage measurements described in section 4.7 are produced by our own tool and are shared with no one.
21. Governance
In accordance with section 3.2, we maintain internal policies and practices governing the governance of personal information: retention and destruction rules, staff roles and responsibilities throughout the life cycle of the information, complaint handling process, incident management and the carrying out of privacy impact assessments. A summary is provided on request.
22. Changes to this notice
The version in force carries the date shown at the top of the page. In the event of a material change — a new purpose, a new provider receiving information, a change to a retention period — we notify client agencies by email and by a notice in the application at least 30 days before it takes effect.
23. Contact us
Privacy officer: Charbel Kassab, charbel@castflow.co, +1 (579) 361-4971
General support: support@castflow.co · 579-361-4485
9566-9446 Québec inc., 104, rue du Chèvrefeuille, Granby (Québec) J2H 2A2
Avis de confidentialité
Castflow est une plateforme de gestion d'agence artistique et de casting. Le présent avis explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits. Il est rédigé conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1, communément appelée « Loi 25 ») du Québec.
1. Qui nous sommes
9566-9446 Québec inc., faisant affaire sous le nom de Castflow, entreprise constituée au Québec sous le NEQ 1182122037, dont le siège est situé au 104, rue du Chèvrefeuille, Granby (Québec) J2H 2A2.
Téléphone : 579-361-4485 · Courriel général : support@castflow.co
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à l'article 3.1 de la Loi 25, la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Castflow est :
Charbel Kassab, chef de la technologie et cofondateur
charbel@castflow.co · +1 (579) 361-4971
Cette personne veille au respect de la loi, approuve nos politiques et pratiques de gouvernance, et traite les demandes d'accès, de rectification et les plaintes.
3. Qui est responsable de quoi
| Renseignements | Entreprise responsable | Rôle de Castflow |
|---|---|---|
| Compte de l'agence, ses utilisateurs, sa facturation, ses données d'utilisation | Castflow | Responsable — le présent avis s'applique intégralement |
| Fiches d'artistes, auditions, projets, courriels et documents versés par une agence | L'agence cliente | Prestataire de services au sens de l'article 18.3, agissant selon les instructions de l'agence et encadré par l'Entente de traitement (Annexe A des Conditions d'utilisation) |
| Compte créé directement par un artiste | Castflow | Responsable |
Les renseignements personnels ne sont la propriété de personne. Une agence décide des finalités de leur traitement et en assume la responsabilité, mais la personne concernée conserve en tout temps ses droits et peut les exercer auprès de nous comme auprès de l'agence.
4. Renseignements que nous recueillons
4.1 Compte et utilisateurs de l'agence
Nom, adresse courriel, titre, numéro de téléphone, identifiants de connexion (mots de passe conservés sous forme hachée, jamais lisibles par nous), préférences d'interface.
4.2 Facturation
Raison sociale, adresse de facturation, nombre de profils actifs, historique des factures. Les numéros de carte de crédit sont saisis directement chez Stripe et ne transitent jamais par nos serveurs.
4.3 Fiches d'artistes
Créées et gérées par les agences : identité, coordonnées, âge ou date de naissance, caractéristiques physiques et mensurations, photos, vidéos et selftapes, états de service, numéros de membre d'association professionnelle, disponibilités, notes internes de l'agence, et coordonnées du parent ou du tuteur lorsque l'artiste est mineur.
4.4 Renseignements de santé — allergies et phobies
La fiche comprend un champ consacré aux allergies et phobies. Ce sont des renseignements de santé, donc des renseignements sensibles au sens de l'article 59.
Pourquoi nous les recueillons : ils déterminent si un artiste peut être proposé pour un rôle donné. Un tournage impliquant des animaux, des aliments, des hauteurs, de l'eau ou des espaces confinés peut mettre une personne en danger. Sans cette information, la fonction de tri de Castflow ne remplit pas son rôle et l'agence ne peut pas assurer la sécurité de ses artistes sur un plateau. La collecte est donc nécessaire à la finalité du service.
Une réponse est obligatoire, une divulgation ne l'est pas. La fiche ne peut être activée sans qu'une réponse soit donnée à ce champ, mais l'option « aucune » est toujours disponible. Personne n'est contraint de déclarer une condition de santé pour être représenté.
Ces renseignements sont accessibles uniquement aux utilisateurs de l'agence dont le rôle l'exige, ne sont jamais diffusés publiquement et ne sont jamais transmis à une production sans instruction explicite de l'agence. Ils ne sont pas transmis à nos fournisseurs d'analyse et ne quittent pas notre infrastructure canadienne : l'appariement entre les contraintes d'un rôle et les allergies déclarées est effectué par nos propres systèmes (voir la section 9.2). Leur saisie exige un consentement exprès et distinct de l'artiste, obtenu par l'agence.
4.5 Pièces d'identité et renseignements financiers
La fiche peut contenir un numéro de passeport, saisi aux fins de déplacements et de permis de travail, ainsi que les coordonnées bancaires de l'artiste, aux fins de versement de cachets. Nous les traitons comme des renseignements sensibles :
- masqués par défaut à l'écran, affichés seulement sur action explicite d'un utilisateur autorisé;
- accessibles uniquement aux rôles que l'agence désigne;
- retirés automatiquement, côté serveur, de tout contenu transmis à un fournisseur d'analyse (voir la section 9.2);
- exclus des journaux techniques et de toute exportation non chiffrée;
- chaque consultation est journalisée.
Ces renseignements ne quittent jamais notre infrastructure canadienne. Leur saisie exige un consentement exprès et distinct de l'artiste.
Castflow ne recueille pas de numéro d'assurance sociale.
4.6 Auditions, projets et selftapes
Appels de casting, breakdowns, propositions d'artistes, horaires d'audition, et les vidéos de selftape soumises par les artistes. Les selftapes sont supprimés automatiquement dix (10) jours après leur dépôt.
4.7 Données d'utilisation
Pages et écrans consultés, actions effectuées, contrôles utilisés, parcours de navigation, journaux techniques, type d'appareil et de navigateur. Ces mesures sont produites par notre propre outil d'administration interne — nous n'utilisons aucun service d'analyse d'audience tiers — et servent à corriger les bogues et à améliorer l'ergonomie.
Ce que cette mesure ne capte pas : aucun enregistrement vidéo de session, aucune capture d'écran, aucune capture du contenu affiché ou saisi. Les adresses enregistrées ne contiennent ni nom ni identifiant d'artiste. Nous mesurons les gestes posés dans l'interface, jamais les renseignements qui y apparaissent.
4.8 Partage d'écran pendant une session de soutien
Un utilisateur peut choisir de partager son écran en direct avec l'équipe de soutien pour résoudre un problème. Le partage est déclenché par l'utilisateur, limité à la durée de la session, et interrompu par lui à tout moment. Pendant le partage, l'équipe peut voir les renseignements affichés à l'écran, y compris des fiches d'artistes.
Aucune session de partage d'écran n'est enregistrée : rien n'en est conservé, il n'y a donc aucune durée de conservation. Seule la tenue de la session est journalisée — date, durée, personnes présentes. Le personnel présent est lié par une entente de confidentialité.
4.9 Courriels envoyés par la plateforme
Castflow envoie, pour le compte d'une agence, les courriels générés dans le logiciel — communications aux productions et aux artistes. Deux modes existent, avec des conséquences différentes :
- Serveur SMTP de l'agence. Lorsque l'agence configure sa propre adresse, Castflow ne fait que relayer le message vers son serveur. Aucun courriel n'est conservé, et personne chez Castflow ne peut en lire le contenu. Les identifiants SMTP de l'agence sont chiffrés et ne sont lisibles par aucun membre de notre équipe.
- Adresse @castflow.co dédiée. Lorsque l'agence n'a pas configuré son propre serveur, Castflow envoie depuis une adresse créée pour elle, par l'intermédiaire de Resend. Les messages sont alors conservés au maximum 14 jours, et au maximum les 1 000 derniers messages — le plus court des deux s'applique : à l'arrivée du 1 001e message, le plus ancien est supprimé même s'il a moins de 14 jours. Cette conservation sert uniquement au diagnostic d'un problème de livraison.
Dans ce second cas, seul le responsable technique de Castflow peut accéder au contenu d'un message, et uniquement pour résoudre un problème de livraison signalé. Chaque accès est journalisé.
Le contenu des courriels n'est transmis à aucun fournisseur d'intelligence artificielle, dans l'un comme dans l'autre mode.
4.10 Données de compte Google
Facultatif. Voir la section 12.
5. Pourquoi nous les recueillons
- Créer et faire fonctionner les comptes et les sessions.
- Héberger et organiser les fiches d'artistes, les projets et les documents d'une agence.
- Préparer, planifier et suivre les auditions, et transmettre les propositions et les selftapes aux destinataires choisis par l'agence.
- Analyser les appels de casting, en extraire les rôles et suggérer des artistes correspondants, en tenant compte des contraintes de sécurité déclarées.
- Produire les contrats et les documents administratifs de l'agence.
- Acheminer les courriels que l'agence envoie depuis la plateforme.
- Facturer l'abonnement.
- Assurer la sécurité de la plateforme, prévenir la fraude et les abus.
- Corriger les bogues et améliorer l'ergonomie, à partir de mesures d'usage agrégées.
Nous n'utilisons vos renseignements à aucune autre fin sans vous en informer et, lorsque la loi l'exige, obtenir votre consentement.
6. Consentement
- Agences et leurs utilisateurs : consentement recueilli à la création du compte, sur la base du présent avis.
- Artistes : l'agence recueille leur consentement libre et éclairé avant de créer leur fiche. Castflow met à sa disposition un modèle d'avis et un formulaire de consentement conformes à la Loi 25.
- Renseignements sensibles : les allergies et phobies, les photos, vidéos et selftapes, les caractéristiques physiques, le numéro de passeport et les coordonnées bancaires exigent un consentement exprès, donné séparément de toute autre demande, jamais présumé et jamais groupé avec l'acceptation des conditions d'utilisation.
- Retrait : un consentement peut être retiré en tout temps, sans frais, sans effet rétroactif sur les traitements déjà effectués.
7. Personnes mineures
Les agences artistiques québécoises représentent des enfants et des adolescents, et la plateforme prévoit un champ de coordonnées du parent ou du tuteur. Nous appliquons des règles distinctes à leurs renseignements.
- Moins de 14 ans : le consentement est donné par le titulaire de l'autorité parentale ou le tuteur. L'agence doit l'obtenir par écrit et le conserver.
- 14 à 17 ans : le consentement peut être donné par le mineur ou par le titulaire de l'autorité parentale.
- Confidentialité renforcée : la fiche d'une personne mineure est privée par défaut, n'est jamais diffusée publiquement ni indexée, et ses photos et vidéos ne sont accessibles qu'aux destinataires expressément désignés par l'agence pour un projet donné.
- Aucune communication promotionnelle n'est envoyée à une personne mineure, et aucun profilage n'est effectué à partir de ses renseignements.
8. Confidentialité par défaut
Conformément à l'article 9.1, les paramètres de confidentialité les plus élevés s'appliquent par défaut. Une fiche n'est visible que par l'agence qui l'a créée; sa diffusion à un destinataire exige un geste explicite de l'agence, et de l'artiste lorsque la diffusion est publique.
9. Intelligence artificielle
9.1 Ce que fait l'IA dans Castflow
Elle lit les appels de casting et les breakdowns pour en extraire les rôles et leurs exigences, suggère des artistes du répertoire de l'agence susceptibles d'y correspondre, alimente l'assistant d'aide intégré, et interprète les fichiers que l'agence importe pour créer ses fiches.
9.2 Ce qui est transmis, et ce qui est retiré avant l'envoi
Sont transmis : le texte des appels de casting et des breakdowns, les éléments de fiche nécessaires à l'appariement, et dans certains cas des photos d'artistes.
Contraintes de sécurité : l'analyse porte sur le rôle, pas sur la personne. Pour tenir compte des allergies et des phobies, le fournisseur d'analyse lit l'appel de casting et en déduit les contraintes du rôle — présence d'animaux, d'aliments, de hauteurs, d'eau, d'espaces confinés. La comparaison entre ces contraintes et les renseignements de santé déclarés par chaque artiste est ensuite effectuée par nos propres systèmes, sur notre infrastructure canadienne. Aucun renseignement de santé n'est transmis à un fournisseur d'analyse.
Filtrage des renseignements sensibles. Lorsqu'une agence importe un chiffrier pour créer ses fiches, le fichier est interprété par un fournisseur d'analyse. Les champs sensibles — coordonnées bancaires et numéro de passeport — sont retirés automatiquement, côté serveur, avant tout envoi. Ce filtre s'applique à l'ensemble des appels aux fournisseurs d'analyse, quelle que soit la fonction utilisée.
9.3 Ce qui n'est jamais transmis à un fournisseur d'IA
Les renseignements de santé (allergies et phobies), les coordonnées bancaires, le numéro de passeport, le contenu des courriels envoyés par la plateforme, les données de compte Google, et les identifiants de connexion.
9.4 Vos contenus n'entraînent aucun modèle
Les scripts, breakdowns, fiches, photos et vidéos traités dans Castflow ne servent pas — et ne sont transmis à personne pour — entraîner, développer ou affiner des modèles d'intelligence artificielle. Nos fournisseurs sont liés par un engagement contractuel de non-entraînement et de non-conservation au-delà du traitement de la requête.
9.5 Aucune décision entièrement automatisée
Aucune décision produisant un effet juridique ou significatif sur une personne n'est prise exclusivement sur la base d'un traitement automatisé : la sélection des artistes proposés à une production est toujours faite par une personne de l'agence. Si cela devait changer, nous en informerions les personnes concernées au moment de la décision et leur permettrions de présenter leurs observations à une personne en mesure de la réviser, conformément à l'article 12.1.
9.6 Aucune biométrie
Castflow n'effectue aucune reconnaissance faciale ni aucun autre traitement biométrique. Si nous devions en introduire un, nous le déclarerions préalablement à la Commission d'accès à l'information et recueillerions un consentement exprès distinct.
10. Nos fournisseurs
Nous ne communiquons de renseignements personnels qu'aux fournisseurs nécessaires à l'exploitation de la plateforme. Chacun agit à titre de sous-traitant, lié par un contrat écrit qui limite l'usage à notre seul service, impose des mesures de sécurité, l'obligation de nous aviser de tout incident et la suppression des renseignements en fin de contrat.
| Fournisseur | Rôle | Lieu de traitement |
|---|---|---|
| Amazon Web Services | Hébergement, base de données, stockage des photos, vidéos, selftapes et documents | Canada — région Canada Central (Montréal) |
| Stripe | Paiement des abonnements | États-Unis / Irlande |
| Resend | Acheminement des courriels envoyés depuis une adresse @castflow.co | États-Unis |
| OpenAI | Analyse des appels de casting, appariement, interprétation des fichiers importés | États-Unis |
| Cerebras | Analyse des appels de casting et appariement | États-Unis |
| Anthropic | Analyse des appels de casting, assistant d'aide intégré | États-Unis |
| Google Agenda et Google Drive, uniquement si une agence connecte son propre compte | États-Unis |
Nous n'utilisons aucun service tiers de mesure d'audience ni aucun outil externe d'analyse comportementale. Lorsqu'une agence utilise son propre serveur SMTP, ses courriels ne transitent par aucun de ces fournisseurs.
Nous ne vendons aucun renseignement personnel. Nous n'en communiquons ni à des annonceurs, ni à des courtiers en données, ni à quiconque à des fins publicitaires.
11. Communication hors Québec
Ce qui reste au Canada : la base de données, les fichiers, les photos, les vidéos et les selftapes sont hébergés à Montréal et n'en sortent pas au repos. Les renseignements de santé, les coordonnées bancaires et les numéros de passeport ne quittent jamais cette infrastructure.
Ce qui sort du Québec : le texte des appels de casting et les éléments de fiche nécessaires à l'appariement, après retrait des champs sensibles (OpenAI, Cerebras, Anthropic); le contenu des courriels envoyés depuis une adresse @castflow.co (Resend); les renseignements de facturation de l'agence (Stripe); les données de compte Google et les adresses des personnes invitées à un événement d'audition (Google).
Avant chacune de ces communications, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à l'article 17, tenant compte de la sensibilité des renseignements, de la finalité, des mesures de protection appliquées et du régime juridique du territoire d'accueil. Chaque communication est encadrée par un contrat écrit. Le sommaire de ces évaluations est remis sur demande à toute agence cliente, auprès du responsable indiqué à la section 2.
12. Données de compte Google
La connexion d'un compte Google est facultative et se fait par l'agence, pour son propre compte. Si vous en connectez un, Castflow accède aux éléments suivants, et à rien d'autre :
- Google Agenda — pour inscrire à votre agenda les auditions et dates que vous planifiez dans Castflow, pour les mettre à jour ou les supprimer lorsqu'elles changent, pour lire vos événements existants et vos plages occupées afin de vous signaler un conflit avant que vous ne proposiez une plage, et pour lister vos agendas afin que vous choisissiez celui où nous écrivons.
- Google Drive — limité aux fichiers créés par Castflow, lorsque vous choisissez d'y envoyer une exportation. Nous ne pouvons ni voir, ni lister, ni ouvrir aucun autre fichier de votre Drive.
Invitations envoyées aux artistes. Lorsque vous créez un événement d'audition, l'adresse courriel de l'artiste peut y être ajoutée comme invité. Google lui envoie alors sa propre invitation, qu'il accepte ou refuse, et qu'il ajoute lui-même à son agenda s'il le souhaite. Castflow n'accède jamais à l'agenda d'un artiste et n'y écrit jamais. Cette fonction implique toutefois la communication de son adresse courriel à Google : l'agence doit s'assurer d'avoir informé l'artiste et obtenu son consentement.
À qui nous communiquons, transférons ou divulguons les données utilisateur Google : à personne. Elles ne sont pas vendues, ne sont communiquées à aucun tiers, ne servent pas à la publicité, ne servent pas à entraîner de modèle d'intelligence artificielle, et ne sont pas transmises à nos fournisseurs d'IA. Elles sont conservées sur l'infrastructure décrite à la section 10, laquelle sert uniquement à exploiter Castflow pour vous. Les seules exceptions sont celles que nous ne pouvons éviter : lorsque vous nous le demandez explicitement — par exemple en ajoutant un artiste ou un collègue comme invité à un événement —, lorsque la loi l'exige, ou lorsque cela est strictement nécessaire pour enquêter sur un incident de sécurité ou une fraude. Aucun employé de Castflow ne consulte vos données utilisateur Google, sauf avec votre consentement explicite, pour répondre à une demande de soutien que vous avez formulée, ou pour ces mêmes motifs.
L'utilisation et le transfert par Castflow des renseignements reçus des API Google respectent la politique relative aux données utilisateur des services d'API Google, y compris ses exigences d'utilisation limitée.
Vous pouvez déconnecter votre compte Google à tout moment depuis les paramètres de Castflow, ou révoquer notre accès sur myaccount.google.com/permissions. Lors de la déconnexion, nous supprimons les jetons d'accès et de rafraîchissement que nous détenons. Les événements déjà créés demeurent dans votre agenda, sous votre contrôle.
13. Exportations
Une agence peut exporter ses données — vers un chiffrier, un document ou son propre Google Drive. Une fois l'exportation effectuée, le fichier échappe aux protections de la plateforme : chiffrement, contrôle d'accès par rôle, masquage des renseignements sensibles et journalisation ne s'y appliquent plus. L'agence en devient seule gardienne et demeure responsable de sa conservation, de sa transmission et de sa destruction, y compris à l'égard de ses obligations sous la Loi 25.
Nous recommandons de n'exporter que ce qui est nécessaire, de ne jamais inclure de renseignements sensibles dans une exportation destinée à être partagée, et de détruire les fichiers exportés dès que leur finalité est accomplie.
14. Feed Découverte et page des finissants
Castflow agrège des appels de casting et annonces publiés publiquement afin de les présenter aux agences dans un fil unique. Nous conservons l'annonce et sa source; nous ne constituons pas de répertoire de coordonnées à partir de ces publications.
Castflow recense également les artistes finissants d'écoles d'arts de la scène québécoises, à partir des pages publiques de ces écoles, avec un lien vers la source officielle. Seules des écoles dont les finissants sont majeurs sont retenues; aucune personne mineure n'y figure. Toute personne recensée peut demander le retrait de sa mention, qui est effectué dans les meilleurs délais, et nous l'informons de ce recensement lorsque nous disposons d'un moyen de la joindre. Pour exercer ce retrait, écrivez au responsable indiqué à la section 2.
15. Durée de conservation et destruction
| Renseignements | Durée |
|---|---|
| Compte de l'agence et fiches d'artistes | Toute la durée de l'abonnement |
| Après la fin de l'abonnement | Accès en lecture et exportation pendant 60 jours, puis suppression définitive dans les 30 jours suivants |
| Fiche supprimée par une agence | Récupérable 30 jours, puis suppression définitive |
| Selftapes et vidéos d'audition | 10 jours après le dépôt, suppression automatique |
| Courriels envoyés via une adresse @castflow.co | 14 jours, ou les 1 000 derniers messages, selon le plus court |
| Courriels envoyés via le SMTP de l'agence | Aucune conservation |
| Sessions de partage d'écran | Aucun enregistrement; seule la tenue de la session est journalisée |
| Journaux techniques et journaux d'accès | 60 jours |
| Copies de sauvegarde chiffrées | 60 jours après la suppression |
| Documents de facturation | 7 ans, en raison des obligations fiscales |
| Jetons d'accès Google | Supprimés au moment de la déconnexion |
Au terme de ces délais, les renseignements sont détruits ou anonymisés selon les meilleures pratiques généralement reconnues. Une agence peut demander la suppression anticipée de ses données en tout temps.
La fin d'un abonnement, y compris pour défaut de paiement, ne nous autorise pas à retenir des renseignements personnels : l'exportation demeure accessible pendant le délai prévu, quel que soit le solde du compte.
16. Sécurité
- Chiffrement en transit (HTTPS/TLS) et au repos, pour la base de données comme pour le stockage de fichiers.
- Les photos, vidéos, selftapes et documents sont privés par défaut et accessibles uniquement par des liens signés à durée limitée.
- Contrôle d'accès par rôle, selon le principe du moindre privilège.
- Identifiants SMTP des agences chiffrés et non lisibles par notre personnel.
- Authentification à deux facteurs exigée pour les comptes administrateurs.
- Journalisation des accès administratifs, des consultations de renseignements sensibles, des sessions de partage d'écran et des accès aux courriels conservés.
- Sauvegardes chiffrées et procédure de restauration testée.
- Personnel lié par une entente de confidentialité et formé à la protection des renseignements personnels.
Qui, chez Castflow, peut accéder aux données d'une agence
Seuls deux membres de l'équipe, occupant les rôles d'administrateur système, disposent d'un accès technique aux données d'une agence, et uniquement pour répondre à une demande de soutien, enquêter sur un incident de sécurité ou une fraude, ou répondre à une obligation légale. Cet accès s'exerce par notre outil d'administration interne, qui en journalise chaque utilisation. L'accès au contenu des courriels conservés est réservé au responsable technique. La liste des personnes autorisées est révisée chaque année, et sa version nominative est remise sur demande à toute agence cliente.
17. Vos droits
- Accès — obtenir communication des renseignements que nous détenons sur vous.
- Rectification — faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, ou faire supprimer un renseignement recueilli sans droit.
- Retrait du consentement — en tout temps, pour les traitements qui en dépendent.
- Portabilité — recevoir vos renseignements informatisés dans un format structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à un tiers.
- Cessation de la diffusion et désindexation — faire cesser la diffusion d'un renseignement vous concernant ou faire désindexer un lien qui y donne accès.
- Information sur une décision automatisée — dans les cas visés à la section 9.5.
- Plainte — auprès de nous, puis auprès de la Commission d'accès à l'information.
Pour exercer un droit, écrivez au responsable indiqué à la section 2. Nous répondons par écrit dans les 30 jours, comme la loi l'exige. La réponse est gratuite; des frais raisonnables de transcription ou de transmission peuvent s'appliquer et vous en seriez informé au préalable. Tout refus est motivé, cite la disposition légale invoquée et indique vos recours et leur délai.
Si votre demande porte sur des renseignements figurant dans le compte d'une agence, l'agence est l'entreprise responsable. Vous pouvez lui écrire directement ou passer par nous : nous relaierons votre demande dans les meilleurs délais et vous indiquerons à qui elle a été transmise.
18. Plaintes
Une plainte s'adresse au responsable indiqué à la section 2. Vous recevez un accusé de réception dans les 5 jours ouvrables et une réponse motivée dans les 30 jours, indiquant les mesures correctrices retenues le cas échéant.
Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec — cai.gouv.qc.ca.
19. Incidents de confidentialité
Nous tenons un registre des incidents de confidentialité, communicable à la Commission d'accès à l'information sur demande. Lorsqu'un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous en avisons la Commission et les personnes concernées avec diligence, et nous prenons les mesures raisonnables pour réduire le risque et éviter sa répétition.
Lorsque l'incident touche les données d'une agence cliente, nous l'en avisons sans délai et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les éléments dont elle a besoin pour remplir ses propres obligations.
20. Témoins (cookies)
Castflow n'utilise que des témoins strictement nécessaires : session d'authentification, sécurité et préférences d'interface. Ils sont indispensables au fonctionnement de la plateforme et ne requièrent pas de consentement, conformément à l'article 8.1 de la Loi 25.
Nous n'utilisons aucun témoin publicitaire, aucun traceur de tiers et aucun service externe de mesure d'audience. Les mesures d'utilisation décrites à la section 4.7 sont produites par notre propre outil et ne sont partagées avec personne.
21. Gouvernance
Conformément à l'article 3.2, nous maintenons des politiques et pratiques internes encadrant la gouvernance des renseignements personnels : règles de conservation et de destruction, rôles et responsabilités du personnel tout au long du cycle de vie des renseignements, processus de traitement des plaintes, gestion des incidents et réalisation des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée. Un sommaire est remis sur demande.
22. Modifications de cet avis
La version en vigueur porte la date inscrite en tête de page. En cas de modification substantielle — nouvelle finalité, nouveau fournisseur recevant des renseignements, changement de durée de conservation — nous en avisons les agences clientes par courriel et par un avis dans l'application au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.
23. Nous joindre
Responsable de la protection des renseignements personnels : Charbel Kassab, charbel@castflow.co, +1 (579) 361-4971
Soutien général : support@castflow.co · 579-361-4485
9566-9446 Québec inc., 104, rue du Chèvrefeuille, Granby (Québec) J2H 2A2