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Conditions d'utilisation — Castflow
Les présentes conditions d'utilisation (les « Conditions ») régissent l'accès et l'utilisation du logiciel Castflow (le « Logiciel »), édité par 9566-9446 Québec inc., faisant affaire sous le nom de Castflow, NEQ 1182122037, ayant son siège au 104, rue du Chèvrefeuille, Granby (Québec) J2H 2A2 (l'« Entreprise » ou « Nous »).
En cochant « J'accepte les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité » lors de la création d'un compte, ou en accédant au Logiciel, vous (l'« Utilisateur » ou « Vous ») confirmez avoir lu, compris et accepté d'être lié par les présentes Conditions ainsi que par l'Annexe A — Entente de traitement des renseignements personnels, qui en fait partie intégrante et est conclue par ce même geste.
SECTION 1 — OBLIGATIONS ET SERVICES DE CASTFLOW
1.1 Support technique L'Entreprise fournit un accès au support technique pour toute question relative à l'utilisation du Logiciel, avec des efforts commercialement raisonnables pour répondre dans un délai de vingt-quatre (24) heures ouvrables.
1.2 Évolutions et développement agile Le Logiciel est fourni en mode SaaS et évolue régulièrement. L'Utilisateur peut soumettre des demandes d'ajouts ou de modifications; l'Entreprise conserve la discrétion quant à leur priorité, leur faisabilité et leur mise en œuvre, et s'efforce d'intégrer les correctifs critiques dans les meilleurs délais.
1.3 Formation et accompagnement L'Entreprise fournit la documentation nécessaire et un accompagnement initial à la prise en main, limité aux fonctionnalités standards et dispensé selon le plan d'abonnement choisi.
1.4 Disponibilité et continuité L'Entreprise maintient des copies de sauvegarde chiffrées du compte de l'Utilisateur et une procédure de restauration testée. Les interruptions planifiées sont annoncées à l'avance lorsque cela est raisonnablement possible.
SECTION 2 — CONDITIONS FINANCIÈRES ET MODALITÉS DE PAIEMENT
2.1 Structure tarifaire L'accès est conditionnel au paiement d'un abonnement établi par profil d'artiste (« Acteur ») géré dans la plateforme. Le tarif standard est de 3,50 $ CAD par Acteur, par mois, plus taxes. Ce tarif peut être révisé moyennant un préavis écrit de trente (30) jours; l'Utilisateur peut alors résilier sans frais avant son entrée en vigueur.
2.2 Offres promotionnelles Sauf indication contraire écrite, tout rabais promotionnel est valide pour six (6) mois, après quoi le tarif standard s'applique. L'Entreprise avise l'Utilisateur de cette échéance au moins trente (30) jours à l'avance.
2.3 Ajustement dynamique du volume
- Calcul : le montant facturé est ajusté selon le nombre d'Acteurs actifs au compte.
- Reflet sur facture : tout ajout en cours de mois est appliqué au cycle de facturation suivant.
2.4 Paiement automatisé Le paiement s'effectue par prélèvement automatique sur la carte fournie à l'inscription, traitée par Stripe. L'Entreprise ne conserve aucun numéro de carte.
- Récurrence : frais exigibles mensuellement à l'avance, à la date anniversaire.
- Autorisation : l'Utilisateur autorise le prélèvement du montant dû, incluant ajustements de volume et taxes.
- Défaut : un défaut peut entraîner la suspension de l'accès après un préavis écrit de dix (10) jours, sous réserve de l'article 3.5.
2.5 Portée de la licence Le paiement confère un droit d'accès non exclusif et non transférable aux fonctionnalités du forfait sélectionné, pour la durée de l'abonnement actif.
SECTION 3 — DURÉE, RÉSILIATION ET RÉVERSIBILITÉ
3.1 Durée Les présentes prennent effet à la première activation de l'abonnement et demeurent valides pour une durée indéterminée, tant que l'abonnement est actif et les frais acquittés.
3.2 Collaboration et transparence Les parties agissent de bonne foi et maintiennent une communication transparente sur l'utilisation du Logiciel, les problèmes techniques et tout changement organisationnel pouvant affecter l'exécution des présentes.
3.3 Résiliation sans motif L'une ou l'autre des parties peut mettre fin à l'abonnement moyennant un préavis écrit de trente (30) jours. Les frais du mois en cours ne sont pas remboursables, sauf disposition contraire de la loi.
3.4 Résiliation pour défaut L'Entreprise peut suspendre l'accès ou résilier immédiatement en cas d'utilisation abusive ou illégale du Logiciel, de manquement grave aux obligations de la Section 4, ou de défaut de paiement persistant après le préavis prévu à l'article 2.4. Tout rabais préférentiel est alors révoqué à l'égard des sommes résiduelles dues.
3.5 Réversibilité — accès aux données en toutes circonstances
Quelle que soit la cause de la fin de l'entente, y compris un défaut de paiement, l'Utilisateur conserve pendant soixante (60) jours un accès en lecture et en exportation à l'ensemble de ses données, dans un format structuré et couramment utilisé. L'Entreprise ne retient en aucun cas des renseignements personnels en garantie d'une somme due.
À l'expiration de ce délai, les données sont supprimées définitivement dans les trente (30) jours, sauf demande écrite contraire ou obligation légale de conservation. Une attestation de suppression est remise sur demande.
SECTION 4 — PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE ET CONFIDENTIALITÉ
4.1 Propriété des données de l'Utilisateur L'Utilisateur demeure titulaire de tous les droits sur les contenus qu'il téléverse — fiches, scripts, breakdowns, photos, vidéos, documents. L'Entreprise n'acquiert qu'une licence limitée, non exclusive et révocable, strictement nécessaire à l'exploitation du service pour son compte, qui prend fin avec l'entente.
4.2 Commentaires et suggestions Toute idée, suggestion ou demande d'amélioration formulée à l'égard du Logiciel (les « Suggestions ») peut être librement utilisée par l'Entreprise. L'Utilisateur lui cède à cette fin, à titre gratuit et pour le monde entier, ses droits patrimoniaux sur les Suggestions et renonce à l'exercice de ses droits moraux à leur égard, dans la mesure permise par la Loi sur le droit d'auteur. Il renonce à toute compensation ou redevance liée à leur intégration.
4.3 Confidentialité L'Utilisateur peut avoir accès à des informations confidentielles, secrets commerciaux, concepts techniques et fonctionnalités en développement non encore publics (les « Informations Confidentielles »). Il s'engage à :
- Non-divulgation : ne pas divulguer à des tiers les détails techniques, l'architecture logicielle ou les fonctionnalités non publiques de Castflow.
- Sécurité des accès : maintenir la confidentialité de ses identifiants, personnels et non partageables hors de son organisation.
- Captures d'écran : ne pas publier de capture, d'enregistrement ou de démonstration montrant des fonctionnalités non encore publiques, ou laissant apparaître des renseignements personnels d'artistes ou de tiers. La démonstration ou la mention publique du Logiciel dans sa version publique est permise.
4.4 Marque Toute utilisation du nom ou du logo « Castflow » à des fins promotionnelles doit être validée au préalable. Réciproquement, l'Entreprise n'utilise le nom ou le logo de l'Utilisateur à des fins promotionnelles qu'avec son accord écrit.
SECTION 5 — INTÉGRITÉ DU LOGICIEL
5.1 Usage des Informations Confidentielles Pendant la durée de l'abonnement et pour les douze (12) mois suivants, l'Utilisateur s'engage à ne pas utiliser les Informations Confidentielles auxquelles il a eu accès pour concevoir, développer ou faire développer un logiciel ou un service de gestion de casting concurrent, ni pour aider un tiers à le faire. Cet engagement vise l'usage des Informations Confidentielles, et non le droit de l'Utilisateur d'exercer librement ses activités ou d'utiliser tout autre logiciel de son choix.
5.2 Interdiction d'ingénierie inverse Il est interdit de copier, modifier, adapter ou créer des œuvres dérivées du Logiciel; de le décompiler, désassembler ou tenter d'en extraire le code source, les algorithmes ou la structure logique; ou de l'utiliser pour construire un produit concurrent ou en copier les fonctions ou graphismes. Sous réserve des droits que la loi accorde impérativement, notamment à des fins d'interopérabilité.
5.3 Non-sollicitation de personnel Pour la durée de l'entente et les douze (12) mois suivants, l'Utilisateur s'engage à ne pas solliciter activement, en vue de l'embaucher, tout employé ou consultant de l'Entreprise impliqué dans le développement ou la maintenance du Logiciel. Une offre d'emploi publique à laquelle une personne répond de sa propre initiative n'est pas une sollicitation.
SECTION 6 — DONNÉES D'UTILISATION ET SOUTIEN
6.1 Ce que nous mesurons Afin d'améliorer l'ergonomie, la fluidité et la fiabilité du Logiciel, l'Entreprise recueille et analyse des données d'utilisation : écrans consultés, actions effectuées, contrôles utilisés, parcours de navigation, journaux d'événements techniques, type d'appareil et de navigateur. Ces mesures sont produites par son propre outil d'administration interne; aucun service tiers d'analyse d'audience ou de comportement n'est utilisé.
6.2 Ce que cette mesure ne capte pas
Aucun enregistrement vidéo de session, aucune capture d'écran, aucune capture du contenu affiché ou saisi. Les adresses enregistrées ne contiennent ni nom ni identifiant d'artiste. L'Entreprise mesure les gestes posés dans l'interface, jamais les renseignements personnels qui y apparaissent.
6.3 Partage d'écran pendant une session de soutien L'Utilisateur peut choisir de partager son écran en direct avec l'équipe de soutien pour résoudre un problème. Le partage est déclenché par lui, limité à la durée de la session et interrompu par lui à tout moment. Pendant le partage, l'équipe peut voir les renseignements affichés, y compris des fiches d'artistes; le personnel présent est lié par une entente de confidentialité. Aucune session n'est enregistrée : seule sa tenue est journalisée. L'Utilisateur est responsable de fermer ou masquer tout contenu qu'il ne souhaite pas montrer avant de démarrer un partage.
6.4 Finalité et limitation de l'accès L'accès à ces données est strictement limité au diagnostic et à la correction des erreurs, à la simplification des processus de gestion de casting et à l'anticipation des besoins des utilisateurs.
6.5 Protection Ces données ne sont jamais vendues, louées ni partagées avec des tiers à des fins publicitaires. Elles ne servent en aucun cas à surveiller une personne ni à évaluer sa performance professionnelle. L'Entreprise privilégie les mesures agrégées ou dépersonnalisées pour ses rapports internes.
SECTION 7 — COURRIELS ENVOYÉS DEPUIS LA PLATEFORME
7.1 Deux modes d'envoi Le Logiciel envoie, pour le compte de l'Utilisateur, les courriels générés dans l'application — communications aux productions et aux artistes.
- Serveur SMTP de l'Utilisateur : l'Entreprise relaie le message vers le serveur configuré par l'Utilisateur. Aucun courriel n'est conservé et personne chez l'Entreprise ne peut en lire le contenu. Les identifiants SMTP fournis sont chiffrés et ne sont lisibles par aucun membre de l'équipe.
- Adresse @castflow.co dédiée : à défaut de serveur configuré, l'envoi se fait depuis une adresse créée pour l'Utilisateur, via Resend. Les messages sont conservés au maximum 14 jours et au maximum les 1 000 derniers, selon le plus court des deux, aux seules fins de diagnostic d'un problème de livraison.
7.2 Accès Dans le second mode, seul le responsable technique de l'Entreprise peut accéder au contenu d'un message, et uniquement pour résoudre un problème de livraison signalé. Chaque accès est journalisé.
7.3 Aucun traitement par intelligence artificielle Le contenu des courriels n'est transmis à aucun fournisseur d'intelligence artificielle, dans l'un comme dans l'autre mode.
7.4 Responsabilité de l'Utilisateur L'Utilisateur demeure l'expéditeur des messages envoyés depuis son compte et en assume le contenu, y compris le respect des lois applicables aux communications commerciales électroniques.
SECTION 8 — PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
8.1 Rôles respectifs À l'égard des renseignements personnels des artistes et des tiers que l'Utilisateur verse dans le Logiciel, l'Utilisateur est l'entreprise responsable au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, et l'Entreprise agit comme prestataire de services au sens de l'article 18.3, selon ses instructions documentées. Les modalités sont prévues à l'Annexe A.
8.2 Obligations de l'Utilisateur L'Utilisateur s'engage à :
- recueillir le consentement libre et éclairé des personnes dont il verse les renseignements dans le Logiciel;
- obtenir un consentement exprès et distinct pour les renseignements sensibles : allergies et phobies, photos, vidéos et selftapes, caractéristiques physiques, numéro de passeport et coordonnées bancaires;
- obtenir le consentement du titulaire de l'autorité parentale ou du tuteur pour toute personne de moins de quatorze (14) ans;
- informer l'artiste et obtenir son consentement avant d'ajouter son adresse courriel comme invité à un événement d'agenda;
- informer ses employés et collaborateurs des mesures décrites à la Section 6.
L'Entreprise met à sa disposition des modèles d'avis et de formulaire de consentement.
8.3 Importation de fichiers Lorsque l'Utilisateur importe un chiffrier pour créer ses fiches, le fichier est interprété par un fournisseur d'analyse externe (voir la Section 9). Les champs sensibles — coordonnées bancaires et numéro de passeport — sont retirés automatiquement, côté serveur, avant tout envoi. L'Utilisateur s'engage néanmoins à n'importer que les renseignements nécessaires à la création des fiches.
8.4 Exportations Une fois une exportation effectuée — chiffrier, document ou envoi vers un Google Drive —, le fichier échappe aux protections du Logiciel : chiffrement, contrôle d'accès par rôle, masquage des renseignements sensibles et journalisation ne s'y appliquent plus. L'Utilisateur en devient seul gardien et demeure responsable de sa conservation, de sa transmission et de sa destruction.
8.5 Portée de l'indemnisation L'Utilisateur indemnise l'Entreprise des réclamations découlant directement d'un manquement aux articles 8.2 à 8.4. Cette indemnisation ne s'étend pas aux conséquences d'un manquement de l'Entreprise à ses propres obligations légales ou à celles de l'Annexe A.
SECTION 9 — INTELLIGENCE ARTIFICIELLE
9.1 Aucun entraînement de modèles Aucune donnée, contenu ou œuvre versés par l'Utilisateur dans le Logiciel n'est utilisé, transmis, loué ou vendu à des fins d'entraînement, de développement ou d'affinage de modèles d'intelligence artificielle. Cette protection vise notamment les scénarios et textes dramatiques, les analyses et découpages techniques, les fiches d'artistes, photos, vidéos et données biographiques.
9.2 Recours à des fournisseurs d'analyse Certaines fonctions — extraction des rôles d'un appel de casting, suggestion d'artistes, assistant d'aide intégré, interprétation des fichiers importés — s'appuient sur des fournisseurs identifiés dans l'avis de confidentialité. Ceux-ci traitent le contenu transmis uniquement pour exécuter la requête, sont liés par un engagement contractuel de non-entraînement et de non-conservation, et n'en font aucun autre usage. Les renseignements de santé (allergies et phobies), les coordonnées bancaires, les numéros de passeport, le contenu des courriels et les données de compte Google ne leur sont jamais transmis.
Pour tenir compte des contraintes de sécurité d'un rôle, l'analyse porte sur l'appel de casting — dont elle déduit les contraintes applicables — et la comparaison avec les renseignements de santé déclarés par chaque artiste est effectuée par les systèmes de l'Entreprise, sur son infrastructure canadienne.
9.3 Limitation de l'analyse Aucune analyse ne peut viser l'extraction de contenu créatif en vue de générer de nouveaux contenus, la création de modèles prédictifs fondés sur le style ou la propriété intellectuelle de l'Utilisateur, ni aucune exploitation détournant la valeur créative des œuvres fournies.
9.4 Aucune décision entièrement automatisée Le Logiciel ne rend aucune décision produisant un effet juridique ou significatif à l'égard d'une personne sur la seule base d'un traitement automatisé. Les suggestions d'appariement sont un outil d'aide; la sélection relève d'une personne de l'agence, qui demeure responsable de ses choix.
SECTION 10 — GARANTIES ET LIMITATION DE RESPONSABILITÉ
10.1 Logiciel évolutif Castflow est fourni « tel quel » et « selon sa disponibilité ». L'Entreprise déploie des efforts constants pour assurer la stabilité du service et traite les bogues critiques dans un délai de vingt-quatre (24) heures ouvrables, sans garantir l'absence totale d'erreurs, d'interruptions ou de défauts mineurs.
10.2 Exactitude des données de l'Utilisateur L'Entreprise ne garantit pas l'exactitude des renseignements versés par l'Utilisateur ni des suggestions produites à partir de ceux-ci. Il appartient à l'Utilisateur de tenir à jour les renseignements de sécurité de ses artistes, notamment les allergies et phobies, et de vérifier toute proposition avant de la transmettre à une production.
10.3 Exclusion de dommages indirects Dans la mesure permise par la loi, l'Entreprise n'est pas responsable envers l'Utilisateur des dommages indirects, accessoires ou consécutifs, notamment la perte de revenus, de profits ou d'occasions d'affaires, les erreurs de planification, les retards de production ou les conflits d'horaire découlant de l'utilisation du Logiciel.
10.4 Plafond de responsabilité Sous réserve de l'article 10.5, la responsabilité totale et cumulative de l'Entreprise pour toute réclamation liée au Logiciel ne peut excéder le montant des frais d'abonnement effectivement payés au cours des douze (12) mois précédant l'événement, ou 10 000 $ CAD, selon le plus élevé des deux.
10.5 Exceptions au plafond Le plafond ne s'applique pas :
- à un manquement de l'Entreprise à ses obligations de sécurité ou de confidentialité entraînant un incident de confidentialité;
- à une faute intentionnelle ou lourde;
- au préjudice corporel ou moral, que la loi ne permet pas d'exclure (art. 1474 C.c.Q.).
SECTION 11 — TRANSITION TARIFAIRE
11.1 Fin de la période promotionnelle Tout tarif préférentiel est limité à six (6) mois consécutifs à compter de la première facturation. L'Entreprise en avise l'Utilisateur au moins trente (30) jours avant l'échéance.
11.2 Tarif standard À l'échéance, si l'abonnement demeure actif, les tarifs publics alors en vigueur s'appliquent à l'ensemble des Acteurs du compte. L'Utilisateur peut résilier sans frais avant cette date.
11.3 Maintien des autres conditions Le passage au tarif standard ne modifie pas les autres obligations des parties. Toute dérogation à la structure tarifaire doit faire l'objet d'une entente écrite signée par un représentant autorisé de l'Entreprise.
SECTION 12 — MODIFICATION DES CONDITIONS
12.1 Droit de modification L'Entreprise peut mettre à jour les présentes, notamment en raison d'évolutions technologiques, de changements législatifs ou d'ajustements de son modèle d'affaires.
12.2 Avis Toute modification substantielle — touchant notamment les tarifs, la confidentialité, la protection des renseignements personnels, la responsabilité ou la durée — est annoncée par courriel et par un avis dans le Logiciel au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur. Les modifications mineures sont publiées avec une nouvelle date de version.
12.3 Acceptation et refus L'utilisation continue du Logiciel après l'entrée en vigueur d'une modification vaut acceptation. L'Utilisateur qui refuse une modification substantielle peut résilier sans frais et sans préavis jusqu'à trente (30) jours après son entrée en vigueur, et conserve les droits d'exportation prévus à l'article 3.5.
12.4 Lois applicables Les présentes sont régies par les lois du Québec et les lois fédérales du Canada qui s'y appliquent. Tout litige est soumis à la compétence exclusive des tribunaux du district judiciaire de Granby.
12.5 Intégralité et divisibilité Les présentes Conditions et leur Annexe A constituent l'intégralité de l'accord entre les parties et remplacent toute entente antérieure, verbale ou écrite. Si une disposition est jugée invalide, elle est réduite à ce qui est permis par la loi ou retranchée, sans affecter la validité des autres.
Annexe A — Entente de traitement des renseignements personnels
Conclue conformément à l'article 18.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1). Elle fait partie intégrante des Conditions d'utilisation et lie les parties dès l'acceptation de celles-ci, au moment de la création du compte.
A.1 Objet L'Utilisateur (l'« Agence ») confie à l'Entreprise le traitement de renseignements personnels dont elle est responsable, aux seules fins de l'exploitation du Logiciel pour son compte.
A.2 Nature du traitement
| Élément | Description |
|---|---|
| Catégories de personnes | Artistes représentés par l'Agence, incluant des personnes mineures; parents et tuteurs; employés et collaborateurs de l'Agence; directions de casting et représentants de production avec qui l'Agence communique |
| Catégories de renseignements | Identité et coordonnées, âge, caractéristiques physiques, photos, vidéos et selftapes, états de service, numéros d'association professionnelle, disponibilités, notes de l'Agence, coordonnées du parent ou tuteur, renseignements de santé (allergies et phobies), numéro de passeport et coordonnées bancaires |
| Opérations | Hébergement, structuration, consultation, transmission aux destinataires désignés par l'Agence, analyse automatisée d'appariement, interprétation des fichiers importés, acheminement de courriels, production de documents, sauvegarde, suppression |
| Durée | La durée de l'abonnement, plus les délais de réversibilité de l'article 3.5 |
A.3 Instructions L'Entreprise ne traite les renseignements que selon les instructions documentées de l'Agence et pour les finalités prévues aux Conditions et à l'avis de confidentialité. Elle ne les utilise à aucune fin propre, sauf pour la production de mesures d'usage dépersonnalisées, la sécurité de la plateforme et le respect d'une obligation légale. Si elle estime qu'une instruction contrevient à la loi, elle en avise l'Agence sans délai.
A.4 Confidentialité et accès L'accès est restreint aux membres du personnel dont les fonctions l'exigent — deux administrateurs système —, liés par une entente de confidentialité et formés à la protection des renseignements personnels. L'accès au contenu des courriels conservés est réservé au responsable technique. Chaque accès administratif est journalisé, et la liste nominative des personnes autorisées est remise à l'Agence sur demande.
A.5 Mesures de sécurité L'Entreprise maintient au minimum les mesures décrites à la section 16 de l'avis de confidentialité : chiffrement en transit et au repos, stockage privé par défaut avec liens signés à durée limitée, contrôle d'accès par rôle, authentification à deux facteurs pour les comptes administrateurs, chiffrement des identifiants SMTP, retrait automatique des champs sensibles avant tout appel à un fournisseur d'analyse, journalisation, sauvegardes chiffrées et procédure de restauration testée.
A.6 Localisation et communication hors Québec Les renseignements sont hébergés au Canada. Les renseignements de santé, les coordonnées bancaires et les numéros de passeport ne quittent jamais cette infrastructure. Les autres communications hors Québec sont limitées à celles décrites à la section 11 de l'avis de confidentialité, chacune précédée d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée dont le sommaire est remis à l'Agence sur demande.
A.7 Sous-traitants ultérieurs L'Entreprise peut recourir aux fournisseurs énumérés dans l'avis de confidentialité, chacun lié par des obligations au moins équivalentes à la présente annexe. Tout ajout ou remplacement d'un fournisseur recevant des renseignements personnels est annoncé trente (30) jours à l'avance; l'Agence peut s'y opposer et, à défaut d'accord, résilier sans frais.
A.8 Incidents de confidentialité L'Entreprise avise l'Agence de tout incident touchant ses renseignements sans délai et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec la nature de l'incident, les renseignements et personnes visés, les mesures prises et les éléments dont l'Agence a besoin pour remplir ses propres obligations d'avis à la Commission d'accès à l'information et aux personnes concernées. L'Entreprise tient un registre des incidents.
A.9 Assistance L'Entreprise assiste l'Agence dans le traitement des demandes d'accès, de rectification, de retrait, de portabilité, de cessation de diffusion et de désindexation, et lui relaie sans délai toute demande qu'elle recevrait directement d'une personne concernée.
A.10 Vérification L'Agence peut, une (1) fois par année et sur préavis écrit raisonnable, demander à l'Entreprise de démontrer le respect de la présente annexe, au moyen d'un questionnaire de sécurité documenté, de la documentation de ses mesures et, le cas échéant, de tout rapport d'audit externe dont elle dispose.
A.11 Fin du traitement À la fin de l'entente, l'Entreprise restitue les renseignements dans un format structuré et couramment utilisé, puis les supprime définitivement selon les délais de l'article 3.5, sauf obligation légale de conservation. Une attestation de suppression est remise sur demande.
A.12 Coordonnées Responsable de la protection des renseignements personnels de l'Entreprise : Charbel Kassab, charbel@castflow.co. L'Agence est invitée à communiquer les coordonnées de son propre responsable dans les paramètres de son compte, ou en écrivant à cette adresse.
Terms of Service — Castflow
These terms of service (the "Terms") govern access to and use of the Castflow software (the "Software"), published by 9566-9446 Québec inc., doing business as Castflow, NEQ 1182122037, with its head office at 104, rue du Chèvrefeuille, Granby (Québec) J2H 2A2 (the "Company" or "We").
By ticking "I accept the terms of service and the privacy policy" when creating an account, or by accessing the Software, you (the "User" or "You") confirm that you have read, understood and agreed to be bound by these Terms as well as by Schedule A — Personal Information Processing Agreement, which forms an integral part of them and is entered into by that same act.
SECTION 1 — CASTFLOW'S OBLIGATIONS AND SERVICES
1.1 Technical support The Company provides access to technical support for any question relating to the use of the Software, with commercially reasonable efforts to respond within twenty-four (24) business hours.
1.2 Evolution and agile development The Software is provided as SaaS and evolves regularly. The User may submit requests for additions or changes; the Company retains discretion as to their priority, their feasibility and their implementation, and endeavours to include critical fixes as promptly as possible.
1.3 Training and onboarding The Company provides the necessary documentation and initial onboarding assistance, limited to standard features and delivered according to the subscription plan chosen.
1.4 Availability and continuity The Company maintains encrypted backups of the User's account and a tested restore procedure. Planned interruptions are announced in advance where reasonably possible.
SECTION 2 — FINANCIAL TERMS AND PAYMENT
2.1 Pricing structure Access is conditional on payment of a subscription established per talent profile ("Actor") managed in the platform. The standard rate is CAD $3.50 per Actor, per month, plus taxes. This rate may be revised on thirty (30) days' written notice; the User may then terminate free of charge before it takes effect.
2.2 Promotional offers Unless otherwise agreed in writing, any promotional discount is valid for six (6) months, after which the standard rate applies. The Company notifies the User of that expiry at least thirty (30) days in advance.
2.3 Dynamic volume adjustment
- Calculation: the amount invoiced is adjusted according to the number of active Actors on the account.
- Reflected on the invoice: any addition made during a month is applied to the following billing cycle.
2.4 Automated payment Payment is made by automatic charge to the card provided at sign-up, processed by Stripe. The Company retains no card number.
- Recurrence: fees payable monthly in advance, on the anniversary date.
- Authorization: the User authorizes the charging of the amount due, including volume adjustments and taxes.
- Default: a default may lead to suspension of access after ten (10) days' written notice, subject to section 3.5.
2.5 Scope of the licence Payment confers a non-exclusive, non-transferable right of access to the features of the plan selected, for the duration of the active subscription.
SECTION 3 — TERM, TERMINATION AND REVERSIBILITY
3.1 Term These Terms take effect on first activation of the subscription and remain valid for an indefinite term, for as long as the subscription is active and the fees are paid.
3.2 Collaboration and transparency The parties act in good faith and maintain transparent communication about the use of the Software, technical problems and any organizational change that may affect performance of these Terms.
3.3 Termination without cause Either party may end the subscription on thirty (30) days' written notice. Fees for the current month are not refundable, except as otherwise provided by law.
3.4 Termination for default The Company may suspend access or terminate immediately in the event of abusive or unlawful use of the Software, of a serious breach of the obligations in Section 4, or of persistent non-payment after the notice provided in section 2.4. Any preferential discount is then revoked in respect of the outstanding amounts due.
3.5 Reversibility — access to data in all circumstances
Whatever the cause of the end of the agreement, including non-payment, the User keeps for sixty (60) days read and export access to all of its data, in a structured, commonly used format. The Company does not under any circumstances withhold personal information as security for an amount owed.
On expiry of that period, the data is permanently deleted within thirty (30) days, unless there is a written request to the contrary or a legal retention obligation. A certificate of deletion is provided on request.
SECTION 4 — INTELLECTUAL PROPERTY AND CONFIDENTIALITY
4.1 Ownership of the User's data The User remains the holder of all rights in the content it uploads — profiles, scripts, breakdowns, photos, videos, documents. The Company acquires only a limited, non-exclusive, revocable licence, strictly necessary to operate the service on its behalf, which ends with the agreement.
4.2 Feedback and suggestions Any idea, suggestion or improvement request made in respect of the Software (the "Suggestions") may be freely used by the Company. The User assigns to it for that purpose, free of charge and worldwide, its economic rights in the Suggestions and waives the exercise of its moral rights in respect of them, to the extent permitted by the Copyright Act. It waives any compensation or royalty related to their integration.
4.3 Confidentiality The User may have access to confidential information, trade secrets, technical concepts and features under development that are not yet public (the "Confidential Information"). It undertakes to:
- Non-disclosure: not disclose to third parties the technical details, software architecture or non-public features of Castflow.
- Access security: keep its credentials confidential, personal and not shareable outside its organization.
- Screenshots: not publish any capture, recording or demonstration showing features that are not yet public, or revealing personal information of talents or third parties. Demonstrating or publicly mentioning the Software in its public version is permitted.
4.4 Trademark Any use of the "Castflow" name or logo for promotional purposes must be approved beforehand. Reciprocally, the Company uses the User's name or logo for promotional purposes only with its written agreement.
SECTION 5 — INTEGRITY OF THE SOFTWARE
5.1 Use of Confidential Information For the duration of the subscription and for the twelve (12) months following it, the User undertakes not to use the Confidential Information to which it had access to design, develop or have developed a competing casting management software or service, nor to help a third party do so. This undertaking targets the use of the Confidential Information, and not the User's right to carry on its business freely or to use any other software of its choosing.
5.2 Prohibition on reverse engineering It is prohibited to copy, modify, adapt or create derivative works of the Software; to decompile, disassemble or attempt to extract its source code, algorithms or logical structure; or to use it to build a competing product or to copy its functions or graphics. Subject to the rights the law grants imperatively, in particular for interoperability purposes.
5.3 Non-solicitation of personnel For the term of the agreement and the twelve (12) months following it, the User undertakes not to actively solicit, with a view to hiring, any employee or consultant of the Company involved in the development or maintenance of the Software. A public job posting to which a person responds on their own initiative is not a solicitation.
SECTION 6 — USAGE DATA AND SUPPORT
6.1 What we measure In order to improve the usability, fluidity and reliability of the Software, the Company collects and analyzes usage data: screens viewed, actions taken, controls used, navigation paths, technical event logs, device and browser type. These measurements are produced by its own internal administration tool; no third-party audience or behavioural analytics service is used.
6.2 What this measurement does not capture
No session video recording, no screenshots, no capture of the content displayed or typed. The addresses recorded contain neither a name nor a talent identifier. The Company measures the actions taken in the interface, never the personal information that appears in it.
6.3 Screen sharing during a support session The User may choose to share their screen live with the support team to resolve a problem. Sharing is started by them, limited to the duration of the session and stopped by them at any time. During sharing, the team can see the information displayed, including talent profiles; the staff present are bound by a confidentiality agreement. No session is recorded: only the fact that it took place is logged. The User is responsible for closing or hiding any content it does not wish to show before starting a sharing session.
6.4 Purpose and limitation of access Access to this data is strictly limited to diagnosing and fixing errors, simplifying casting management processes and anticipating users' needs.
6.5 Protection This data is never sold, rented or shared with third parties for advertising purposes. It is not used in any circumstance to monitor a person or to assess their professional performance. The Company favours aggregated or de-identified measurements for its internal reporting.
SECTION 7 — EMAILS SENT FROM THE PLATFORM
7.1 Two sending modes The Software sends, on the User's behalf, the emails generated in the application — communications to productions and to talents.
- The User's SMTP server: the Company relays the message to the server configured by the User. No email is retained and no one at the Company can read its content. The SMTP credentials provided are encrypted and are not readable by any member of the team.
- A dedicated @castflow.co address: failing a configured server, sending is done from an address created for the User, through Resend. Messages are retained for at most 14 days and at most the last 1,000, whichever is shorter, for the sole purpose of diagnosing a delivery problem.
7.2 Access In the second mode, only the Company's technical officer can access the content of a message, and only to resolve a reported delivery problem. Every access is logged.
7.3 No artificial intelligence processing Email content is not sent to any artificial intelligence provider, in either mode.
7.4 The User's responsibility The User remains the sender of the messages sent from its account and is responsible for their content, including compliance with the laws applicable to commercial electronic communications.
SECTION 8 — PROTECTION OF PERSONAL INFORMATION
8.1 Respective roles As regards the personal information of talents and third parties that the User uploads into the Software, the User is the responsible enterprise within the meaning of the Act respecting the protection of personal information in the private sector, and the Company acts as a service provider within the meaning of section 18.3, on its documented instructions. The terms are set out in Schedule A.
8.2 The User's obligations The User undertakes to:
- collect the free and informed consent of the persons whose information it uploads into the Software;
- obtain express and separate consent for sensitive information: allergies and phobias, photos, videos and self-tapes, physical characteristics, passport number and banking details;
- obtain the consent of the person having parental authority or of the guardian for anyone under fourteen (14);
- inform the talent and obtain their consent before adding their email address as a guest on a calendar event;
- inform its employees and collaborators of the measures described in Section 6.
The Company provides it with a model notice and consent form.
8.3 File imports Where the User imports a spreadsheet to create its profiles, the file is interpreted by an external analysis provider (see Section 9). Sensitive fields — banking details and passport number — are removed automatically, server-side, before anything is sent. The User nevertheless undertakes to import only the information necessary to create the profiles.
8.4 Exports Once an export has been made — spreadsheet, document or transfer to a Google Drive — the file falls outside the Software's protections: encryption, role-based access control, masking of sensitive information and logging no longer apply to it. The User becomes its sole custodian and remains responsible for its retention, its transmission and its destruction.
8.5 Scope of the indemnity The User indemnifies the Company against claims arising directly from a breach of sections 8.2 to 8.4. This indemnity does not extend to the consequences of a breach by the Company of its own legal obligations or of those in Schedule A.
SECTION 9 — ARTIFICIAL INTELLIGENCE
9.1 No training of models No data, content or work uploaded by the User into the Software is used, transmitted, rented or sold for the purpose of training, developing or fine-tuning artificial intelligence models. This protection covers in particular screenplays and dramatic texts, analyses and technical breakdowns, talent profiles, photos, videos and biographical data.
9.2 Use of analysis providers Certain features — extracting the roles from a casting call, suggesting talents, the built-in help assistant, interpreting imported files — rely on providers identified in the privacy notice. They process the content sent solely to carry out the request, are bound by a contractual undertaking of non-training and non-retention, and make no other use of it. Health information (allergies and phobias), banking details, passport numbers, email content and Google account data are never sent to them.
To account for a role's safety constraints, the analysis is performed on the casting call — from which the applicable constraints are inferred — and the comparison with the health information declared by each talent is carried out by the Company's systems, on its Canadian infrastructure.
9.3 Limits on analysis No analysis may aim at extracting creative content in order to generate new content, at creating predictive models based on the User's style or intellectual property, or at any exploitation diverting the creative value of the works provided.
9.4 No fully automated decisions The Software makes no decision producing a legal effect or a significant effect on a person on the sole basis of automated processing. Matching suggestions are an aid; the selection is made by a person at the agency, who remains responsible for their choices.
SECTION 10 — WARRANTIES AND LIMITATION OF LIABILITY
10.1 Evolving software Castflow is provided "as is" and "as available". The Company makes constant efforts to ensure the stability of the service and handles critical bugs within twenty-four (24) business hours, without guaranteeing the complete absence of errors, interruptions or minor defects.
10.2 Accuracy of the User's data The Company does not warrant the accuracy of the information uploaded by the User nor of the suggestions produced from it. It is for the User to keep its talents' safety information up to date, in particular allergies and phobias, and to check any proposal before sending it to a production.
10.3 Exclusion of indirect damages To the extent permitted by law, the Company is not liable to the User for indirect, incidental or consequential damages, in particular loss of revenue, profits or business opportunities, scheduling errors, production delays or schedule conflicts arising from the use of the Software.
10.4 Liability cap Subject to section 10.5, the Company's total and cumulative liability for any claim relating to the Software may not exceed the amount of the subscription fees actually paid during the twelve (12) months preceding the event, or CAD $10,000, whichever is higher.
10.5 Exceptions to the cap The cap does not apply:
- to a breach by the Company of its security or confidentiality obligations resulting in a confidentiality incident;
- to intentional or gross fault;
- to bodily or moral injury, which the law does not permit to be excluded (art. 1474 C.C.Q.).
SECTION 11 — PRICING TRANSITION
11.1 End of the promotional period Any preferential rate is limited to six (6) consecutive months from the first invoice. The Company notifies the User at least thirty (30) days before the expiry.
11.2 Standard rate On expiry, if the subscription remains active, the public rates then in force apply to all the Actors on the account. The User may terminate free of charge before that date.
11.3 Other conditions unchanged Moving to the standard rate does not change the other obligations of the parties. Any departure from the pricing structure must be the subject of a written agreement signed by an authorized representative of the Company.
SECTION 12 — CHANGES TO THESE TERMS
12.1 Right to amend The Company may update these Terms, in particular because of technological developments, legislative changes or adjustments to its business model.
12.2 Notice Any material change — affecting in particular pricing, confidentiality, the protection of personal information, liability or the term — is announced by email and by a notice in the Software at least thirty (30) days before it takes effect. Minor changes are published with a new version date.
12.3 Acceptance and refusal Continued use of the Software after a change takes effect constitutes acceptance. A User who refuses a material change may terminate free of charge and without notice until thirty (30) days after it takes effect, and keeps the export rights provided in section 3.5.
12.4 Governing law These Terms are governed by the laws of Québec and the federal laws of Canada applicable therein. Any dispute is submitted to the exclusive jurisdiction of the courts of the judicial district of Granby.
12.5 Entire agreement and severability These Terms and their Schedule A constitute the entire agreement between the parties and replace any prior agreement, oral or written. If a provision is held invalid, it is reduced to what is permitted by law or struck out, without affecting the validity of the others.
Schedule A — Personal Information Processing Agreement
Entered into in accordance with section 18.3 of the Act respecting the protection of personal information in the private sector (CQLR, c. P-39.1). It forms an integral part of the Terms of Service and binds the parties as soon as those are accepted, when the account is created.
A.1 Purpose The User (the "Agency") entrusts the Company with the processing of personal information for which it is responsible, solely for the purposes of operating the Software on its behalf.
A.2 Nature of the processing
| Element | Description |
|---|---|
| Categories of persons | Talents represented by the Agency, including minors; parents and guardians; employees and collaborators of the Agency; casting directors and production representatives with whom the Agency communicates |
| Categories of information | Identity and contact details, age, physical characteristics, photos, videos and self-tapes, credits, professional association numbers, availability, the Agency's notes, parent or guardian contact details, health information (allergies and phobias), passport number and banking details |
| Operations | Hosting, structuring, consultation, transmission to the recipients designated by the Agency, automated matching analysis, interpretation of imported files, email delivery, production of documents, backup, deletion |
| Duration | The term of the subscription, plus the reversibility periods in section 3.5 |
A.3 Instructions The Company processes the information only in accordance with the Agency's documented instructions and for the purposes set out in the Terms and the privacy notice. It uses it for no purpose of its own, except for producing de-identified usage measurements, platform security and compliance with a legal obligation. If it considers that an instruction contravenes the law, it notifies the Agency without delay.
A.4 Confidentiality and access Access is restricted to the members of staff whose duties require it — two system administrators — bound by a confidentiality agreement and trained in the protection of personal information. Access to the content of retained emails is reserved to the technical officer. Every administrative access is logged, and the named list of authorized persons is provided to the Agency on request.
A.5 Security measures The Company maintains at minimum the measures described in section 16 of the privacy notice: encryption in transit and at rest, private-by-default storage with time-limited signed links, role-based access control, two-factor authentication for administrator accounts, encryption of SMTP credentials, automatic removal of sensitive fields before any call to an analysis provider, logging, encrypted backups and a tested restore procedure.
A.6 Location and disclosure outside Québec The information is hosted in Canada. Health information, banking details and passport numbers never leave this infrastructure. Other disclosures outside Québec are limited to those described in section 11 of the privacy notice, each preceded by a privacy impact assessment, a summary of which is provided to the Agency on request.
A.7 Sub-processors The Company may use the providers listed in the privacy notice, each bound by obligations at least equivalent to this schedule. Any addition or replacement of a provider receiving personal information is announced thirty (30) days in advance; the Agency may object and, failing agreement, terminate free of charge.
A.8 Confidentiality incidents The Company notifies the Agency of any incident affecting its information without delay and at the latest within 48 hours of becoming aware of it, with the nature of the incident, the information and persons concerned, the measures taken and what the Agency needs to meet its own obligations to notify the Commission d'accès à l'information and the persons concerned. The Company keeps a register of incidents.
A.9 Assistance The Company assists the Agency in handling requests for access, rectification, withdrawal, portability, cessation of dissemination and de-indexing, and passes on to it without delay any request it receives directly from a person concerned.
A.10 Verification The Agency may, once (1) a year and on reasonable written notice, ask the Company to demonstrate compliance with this schedule, by means of a documented security questionnaire, the documentation of its measures and, where applicable, any external audit report it holds.
A.11 End of processing At the end of the agreement, the Company returns the information in a structured, commonly used format, then permanently deletes it within the periods in section 3.5, unless there is a legal retention obligation. A certificate of deletion is provided on request.
A.12 Contact details The Company's privacy officer: Charbel Kassab, charbel@castflow.co. The Agency is invited to provide the contact details of its own officer in its account settings, or by writing to that address.